“MIS TRES BÁSICOS A LA HORA DE PLANIFICAR Y ORGANIZAR UN DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO”

Organizar y planificar las tareas administrativas de una empresa no sólo requiere de tiempo. 

También de habilidad para dominar las diferentes formas de comunicación, protocolo social y empresarial.

Antes de colaborar y aportar mis conocimientos profesionales, reflejados en mi trabajo dentro de la dirección y gestión administrativa de una empresa. Me gusta realizar una consultoría inicial administrativa, para detectar las necesidades de tareas a delegar y confeccionar un plan de trabajo.

Hay tres puntos básicos para mi importantes y que dan un valor añadido a mi figura como "Secretaria Virtual Administrativa".

ü COMUNICACIÓN

ü ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS

ü HABILIDADES EMPRESARIALES

Soy partidaria de mantener siempre una comunicación abierta. Lo que implica que sea rápida, fluida y personalizada. Debemos ser capaces de atender y ofrecer la mejor respuesta y solución a cada usuario y situación. ¿Cómo? Con diferentes servicios y alternativas de comunicación.

“Atención, Información y Resolución en Tiempo Real”

Con una "Solución Multicanal Personalizada" en la que cuidemos los pequeños detalles y nuestra política sea la interacción personal para generar confianza.

Utilizando y coordinando los diferentes canales de comunicación.

REDES SOCIALES-BLOG CORPORATIVO-PÁGINA WEB

ATENCIÓN TELEFÓNICA-EMAIL-CHAT ONLINE-VIDEO CONFERENCIA

Trabajes desde donde trabajes. Oficina, Espacio de Coworking o Desde Casa.

Tu Página Web debe ser una alternativa a la oficina presencial "Tu Oficina Virtual". Desde la que puedas gestionar las diferentes áreas de tu negocio con recursos como en Chat Online para atender a tus visitas o la Video Conferencia para tus reuniones, presentaciones de productos/servicios y formaciones. Con capacidad en uno y otro, para enviar documentos y archivos de manera inmediata sin necesidad de recurrir al email.

Las relaciones sociales son fundamentales a la hora de generar volumen de negocio y fidelizar clientes. "EL BOCA A BOCA", tradicional y su equivalente virtual, nuestro "Blog Corporativo". Conseguiremos potenciar nuestra marca, hacernos más visibles y dar un punto de vista más humano a nuestros servicios y productos. "GENERAR CONFIANZA". ¿Cómo? Compartiendo, recomendando, haciendo uso de "Las Redes Sociales" como espacios de networking donde ampliar nuestra red de contactos y fortalecer relaciones.

Todo ello sin olvidar nuestros medios de comunicación más directos y personales: "La atención telefónica" y el "Email". Sobre éste último una invitación a leer éste post: 

"ESTILO Y ETIQUETA AL MANDAR UN EMAIL EN NUESTRO ENTORNO DE TRABAJO"

El segundo básico:

ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS

Según las estadísticas dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad, pero sí necesarias para el buen funcionamiento de nuestro negocio.

De ese 40% un 20% son tareas administrativas. Traducido a horas podríamos estar hablando de 30 h/mes, 7/8 h/semana. Tareas como la facturación, gestionar cobros, leer y contestar emails con asuntos administrativos, búsqueda de información en internet, acciones rutinarias en redes sociales, gestión de compras, atención a proveedores, organizar el archivo empresarial y todo ello sin olvidar, el estar pendiente de dar cumplimiento a la legislación vigente en materias como la LOPD, LSSI o Ley de Cookies.

"Saber Organizarse y Priorizar hará que el tiempo juegue a nuestro favor"

En mi anterior post hablaba de algunas herramientas que te pueden ayudar.

¿CÓMO TE PUEDO AYUDAR A QUE TU NEGOCIO CREZCA? 

Pero soy más partidaria de Confiar, Delegar y Externalizar en alguien con capacidad de organización y planificación en éste tipo de tareas Y siempre que se vea como una inversión y no como un gasto. Ya que te ayudará a optimizar tu tiempo y a ser más productivo.

Es muy fácil. Simplemente haciendo el cálculo de lo que valoras una hora de tu tiempo y qué inversión puedes y estás dispuesto a realizar. El resultado será lo que te ayude a avanzar, a ser más productivo y a generar volumen de negocio. 

HABILIDADES EMPRESARIALES. El tercero de los básicos.

"Trabajo en Equipo"

Tienes que dejar de ser administrativo, comercial y directivo a la vez. No eres un "empresario orquesta". Céntrate en formar un equipo de colaboradores, capaz de interactuar de manera organizada y resolutiva. Y dentro de ese equipo, una persona responsable del área administrativa de tu negocio tu "Secretaria Virtual Administrativa".

Piensa que es muy importante a la hora de organizar y planificar la ACTITUD de esa persona, su capacidad de INICIATIVA, de PARTICIPAR de forma activa en tu organización y que sea RESOLUTIVA, es decir con habilidad para analizar, sintetizar y resolver de manera inmediata y efectiva un problema. Y sin olvidar el primero de los básicos, con dotes de comunicación y negociación. Que sea una de las embajadoras de tu empresa y de tu marca. 

"Una persona comprometida y activa aportará valor añadido a tu capital social"

¿CÓMO TE PUEDO AYUDAR A COORDINAR Y GESTIONAR LOS TRES BÁSICOS?

Implementando diferentes mecanismos de gestión integral que engloben labores administrativas y de comunicación.

¿TE INTERESA? 

SOLICITA INFORMACIÓN Y UNA CONSULTORIA ADMINISTRATIVA

Yolanda Pérez

 "El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización."

Me gustaría conocer tu opinión y que la comentaras en éste post. Es una forma de conocer vuestras necesidades, mejorar y aportar más soluciones.