“MIS TRES BÁSICOS A LA HORA DE PLANIFICAR Y ORGANIZAR UN DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO”

Organizar y planificar las tareas administrativas de una empresa no sólo requiere de tiempo. 

También de habilidad para dominar las diferentes formas de comunicación, protocolo social y empresarial.

Antes de colaborar y aportar mis conocimientos profesionales, reflejados en mi trabajo dentro de la dirección y gestión administrativa de una empresa. Me gusta realizar una consultoría inicial administrativa, para detectar las necesidades de tareas a delegar y confeccionar un plan de trabajo.

Hay tres puntos básicos para mi importantes y que dan un valor añadido a mi figura como "Secretaria Virtual Administrativa".

ü COMUNICACIÓN

ü ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TAREAS

ü HABILIDADES EMPRESARIALES

Soy partidaria de mantener siempre una comunicación abierta. Lo que implica que sea rápida, fluida y personalizada. Debemos ser capaces de atender y ofrecer la mejor respuesta y solución a cada usuario y situación. ¿Cómo? Con diferentes servicios y alternativas de comunicación.

“Atención, Información y Resolución en Tiempo Real”

Con una "Solución Multicanal Personalizada" en la que cuidemos los pequeños detalles y nuestra política sea la interacción personal para generar confianza.

Utilizando y coordinando los diferentes canales de comunicación.

REDES SOCIALES-BLOG CORPORATIVO-PÁGINA WEB

ATENCIÓN TELEFÓNICA-EMAIL-CHAT ONLINE-VIDEO CONFERENCIA

Trabajes desde donde trabajes. Oficina, Espacio de Coworking o Desde Casa.

Tu Página Web debe ser una alternativa a la oficina presencial "Tu Oficina Virtual". Desde la que puedas gestionar las diferentes áreas de tu negocio con recursos como en Chat Online para atender a tus visitas o la Video Conferencia para tus reuniones, presentaciones de productos/servicios y formaciones. Con capacidad en uno y otro, para enviar documentos y archivos de manera inmediata sin necesidad de recurrir al email.

Las relaciones sociales son fundamentales a la hora de generar volumen de negocio y fidelizar clientes. "EL BOCA A BOCA", tradicional y su equivalente virtual, nuestro "Blog Corporativo". Conseguiremos potenciar nuestra marca, hacernos más visibles y dar un punto de vista más humano a nuestros servicios y productos. "GENERAR CONFIANZA". ¿Cómo? Compartiendo, recomendando, haciendo uso de "Las Redes Sociales" como espacios de networking donde ampliar nuestra red de contactos y fortalecer relaciones.

Todo ello sin olvidar nuestros medios de comunicación más directos y personales: "La atención telefónica" y el "Email". Sobre éste último una invitación a leer éste post: 

"ESTILO Y ETIQUETA AL MANDAR UN EMAIL EN NUESTRO ENTORNO DE TRABAJO"

El segundo básico:

ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS

Según las estadísticas dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad, pero sí necesarias para el buen funcionamiento de nuestro negocio.

De ese 40% un 20% son tareas administrativas. Traducido a horas podríamos estar hablando de 30 h/mes, 7/8 h/semana. Tareas como la facturación, gestionar cobros, leer y contestar emails con asuntos administrativos, búsqueda de información en internet, acciones rutinarias en redes sociales, gestión de compras, atención a proveedores, organizar el archivo empresarial y todo ello sin olvidar, el estar pendiente de dar cumplimiento a la legislación vigente en materias como la LOPD, LSSI o Ley de Cookies.

"Saber Organizarse y Priorizar hará que el tiempo juegue a nuestro favor"

En mi anterior post hablaba de algunas herramientas que te pueden ayudar.

¿CÓMO TE PUEDO AYUDAR A QUE TU NEGOCIO CREZCA? 

Pero soy más partidaria de Confiar, Delegar y Externalizar en alguien con capacidad de organización y planificación en éste tipo de tareas Y siempre que se vea como una inversión y no como un gasto. Ya que te ayudará a optimizar tu tiempo y a ser más productivo.

Es muy fácil. Simplemente haciendo el cálculo de lo que valoras una hora de tu tiempo y qué inversión puedes y estás dispuesto a realizar. El resultado será lo que te ayude a avanzar, a ser más productivo y a generar volumen de negocio. 

HABILIDADES EMPRESARIALES. El tercero de los básicos.

"Trabajo en Equipo"

Tienes que dejar de ser administrativo, comercial y directivo a la vez. No eres un "empresario orquesta". Céntrate en formar un equipo de colaboradores, capaz de interactuar de manera organizada y resolutiva. Y dentro de ese equipo, una persona responsable del área administrativa de tu negocio tu "Secretaria Virtual Administrativa".

Piensa que es muy importante a la hora de organizar y planificar la ACTITUD de esa persona, su capacidad de INICIATIVA, de PARTICIPAR de forma activa en tu organización y que sea RESOLUTIVA, es decir con habilidad para analizar, sintetizar y resolver de manera inmediata y efectiva un problema. Y sin olvidar el primero de los básicos, con dotes de comunicación y negociación. Que sea una de las embajadoras de tu empresa y de tu marca. 

"Una persona comprometida y activa aportará valor añadido a tu capital social"

¿CÓMO TE PUEDO AYUDAR A COORDINAR Y GESTIONAR LOS TRES BÁSICOS?

Implementando diferentes mecanismos de gestión integral que engloben labores administrativas y de comunicación.

¿TE INTERESA? 

SOLICITA INFORMACIÓN Y UNA CONSULTORIA ADMINISTRATIVA

Yolanda Pérez

 "El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización."

Me gustaría conocer tu opinión y que la comentaras en éste post. Es una forma de conocer vuestras necesidades, mejorar y aportar más soluciones.

¿COMO TE PUEDO AYUDAR A QUE TU NEGOCIO CREZCA?

Hay situaciones en nuestra etapa de emprendimiento, que llegado a un punto, nos llevan a la desorganización y a una mala gestión de nuestro tiempo. 

Todo ello debido a que queremos abarcar todas las áreas de nuestro negocio.

¿Te sientes productivo?

¿En qué inviertes tu tiempo?

¿Estás en un punto que ya no puedes con más tareas?

¿Cuándo fue la última vez que hiciste algo por primera vez?

No podemos ser directivo, comercial y administrativo al mismo tiempo. Debemos centrarnos en nuestra propia actividad y en generar volumen de negocio.

¿Cómo suprimir esos obstáculos que nos roban tiempo y pueden llevarnos al caos?

Lo primero, organizar y distribuir nuestro tiempo de trabajo. Una buena organización es clave al igual que saber priorizar lo importante de lo menos importante.

Un pequeño ejercicio, repasa tus tareas diarias. Verás cuanto tiempo pierdes en leer correos, atender llamadas, crear o buscar documentos o simplemente en atender las redes sociales.

¿Te suena? 

Pues ya sabes, elimina esas distracciones y busca herramientas que te ayuden a gestionar tu tiempo. 

"Haz que el tiempo juegue a tu favor."

Una herramienta que te puede ayudar es RescueTime  verás como gastas tu tiempo y te servirá para priorizar y ser más productivo.

Otra que puedes utilizar para gestionar y clasificar tus tareas diarias por orden de urgencia e importancia, a mi me encanta, es la que yo utilizo Wunderlist , tienes una idea, la añades a tu lista y la puedes compartir.

¿Qué tal tener tu oficina en la nube? Yo utilizo las aplicaciones de Google (Google Calendar, Google Drive ...).

Pero posiblemente, éste no sea tu mayor problema.

Y si no puedes con más tareas, la mejor opción sea trabajar en equipo. 

Pequeñas contribuciones a un proyecto en común, generan mejores resultados al conjunto, que si se hace de manera individual. 

Pero sin perder tiempo ni dinero.

¿Sabías que una hormiga aislada es una hormiga sin rumbo?

Su secreto está en la colaboración.

Una colonia de hormigas funciona de manera rápida y eficaz ante cualquier cambio. 

Es lo que se podría llamar, colaboración indirecta a través del trabajo.

Pero para trabajar en equipo, es necesario saber DELEGAR y CONFIAR. 

Son muchas las tareas y las responsabilidades que podemos delegar, eso dependerá de nosotros. 
Pero, ¿Cómo delegar con éxito? En éste post te daba algunas recomendaciones:"DELEGAR CON EXITO" 

Hablemos de las tareas que haces tú y que te ocupan gran parte del día. 

¿Qué puedes empezar a delegar? 

Desde la atención de llamadas, gestión del correo electrónico, envíos de presupuestos y facturas, reclamaciones a proveedores, gestión de cobros atrasados, tus acciones rutinarias en las redes sociales... Y así podríamos confeccionar una larga lista de tareas, que haces de manera cotidiana y que consumen mucho de tu tiempo y te hacen perder dinero. 

Son las “Tareas Administrativas” 

¿Puede ocuparse otra persona de ellas? Sí  Y ¿Qué tal si las externalizas y lo haces con una Secretaria Virtual? ¿Has pensado en los beneficios?

Estos son algunos de ellos ...

Y para ayudarte, quiero aportar mi granito de arena y que conozcas 

LA SECRETARIA EXTERNA

"Una solución pensada para emprendedores, profesionales y pequeños empresarios que están cansados de apagar fuegos y quieren concentrarse en su negocio, en ser más productivos y en avanzar."

¿Te interesa escucharme? 

¿Hablamos?

Yolanda Pérez

"DELEGAR CON ÉXITO"

 "Muchos de nosotros no sabemos delegar y por lo tanto nuestro tiempo que debe de ser utilizado para planificación o dirección es utilizado en realizar el trabajo de otros."

Estar al mando de una pequeña empresa o iniciar una nueva actividad profesional requiere gestionar uno mismo, una variedad de tareas (administrativas, contables, financieras…) aparte de ser el director, financiero, comercial y contable.

Todo ello supone emplear parte del tiempo en supervisar cada pequeño detalle y no poder estar concentrado en crear nuevas líneas de negocio y hacer crecer  la empresa.

Delegar algunas de estas responsabilidades y/o tareas nos puede ayudar a dedicar el 100% de nuestro tiempo a esas ideas y estrategias de crecimiento.

"Un buen jefe es aquel que sabe delegar parte de sus responsabilidades" 

Son muchas las tareas y las responsabilidades que podemos delegar, eso dependerá de nosotros. Pero: ¿Cómo delegar con éxito?

Lo primero debemos identificar esas tareas que podemos y queremos delegar. Algunos ejemplos puedes ser el de la gestión de nuestro perfil y actividad en Redes Sociales; la atención y servicios a clientes; La facturación y cobros … es decir y por definir un paquete: La productividad administrativa de nuestro negocio. 

Por otra parte es muy importante la confianza y comunicación. Porque no sólo se trata de asignar tareas, delegar autoridad y asignar responsabilidad, debemos confiar y generar confianza y para ello es necesaria la comunicación. Comunicar nuestras expectativas, metas y hacer sentir a la persona en la que delegamos que forma parte de nuestro proyecto y que viaja en la misma dirección.

Cuando delegas una tarea, estás delegando también poder y autoridad lo que va muy ligado a la planificación, organización, liderazgo y motivación. Por lo que es importante que definas si el nivel de responsabilidad va a ser temporal o permanente. Porque de ello dependerá el perfil de esa persona y que encaje con tu proyecto.

"La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva,simplemente porque es fundamental para el crecimiento personal y organizacional"

Delega a través del diálogo, de una forma participativa. Establece límites enfocados en resultados. Proporciona los recursos necesarios, respaldo y apoyo. Da crédito y reconocimiento.

Delegar con éxito te aportará más tiempo, mejor comunicación organizacional, trabajar más relajado y emprender nuevos retos.

"Un líder no solo delega responsabilidad, también delega, el buen ejemplo."

Si te interesa delegar esa parte que comprende la productividad administrativa de tu negocio en mi web: LA SECRETARIA EXTERNA tienes información de soluciones y servicios que te puedo aportar.

“El mejor ejecutivo es aquél que tiene suficiente criterio para escoger hombres que hagan lo que él quiere, y suficiente autocontrol para no entremeterse en lo que hagan”.

                       Theodore Roosevelt

Ser Asistente Virtual o Secretaria Exitosa

¿Ser Asistente Virtual o Secretaria exitosa?

Da igual como se me defina. Ser alguien que agregue valor a mis clientes: Aumentar su productividad, Identificar acciones que aumenten sus ingresos y ahorrarles dinero.

Hacer las cosas porque tienen un sentido y porque colaboro con sus negocios.

Pero para llegar a ser esa persona en la que confían, capaz de realizar todas las tareas administrativas inherentes a sus negocios, un apoyo administrativo a la presión de las tareas rutinarias del día a día, ser como una secretaria que está en la oficina, pero sin tener presencia física.

Una persona a la que llegue a considerarse un compañero más del equipo, se debe tener: ACTITUD, HABILIDAD, TRABAJAR EN EQUIPO Y UNA ESTRATEGIA.

La ACTITUD, siempre positiva. Aunque las cosas no salgan como se planearon. Hacer las cosas lo mejor que se pueda y mantener la cabeza fría en los momentos de presión.

HABILIDAD, para ofrecer opciones, escuchar de manera efectiva, buscar cómo ahorrar tiempo, establecer prioridades, finalizar cada actividad, cumplir con los compromisos y resolver problemas.

TRABAJAR EN EQUIPO. Mantener una buena relación sinérgica con el jefe. No es malo ofrecerle nuestro punto de vista, aceptar sus críticas y usarlas como una herramienta para mejorar.

Ser una persona fiable.

Cooperar con los demás. Felicitando por un buen trabajo, compartiendo experiencias, conocimientos ó pensamientos.

Tener una buena y cuidada comunicación.

Tratar a los demás con apoyo y respeto.

Para crear confianza hay que ofrecerla primero.

ESTRATEGIA: saber a dónde quieres ir y tener un plan de ruta para llegar a tu destino.

Ser lo mejor que puedas ser.

Tener un trato cordial, directo y personal. Construir buenas relaciones.

Ser profesional en todo lo que hagas.

Aportar ideas y ser persuasivo.

Mantener las reglas del juego y a ser posible mejorarlas.

                                                                                    

Yolanda Pérez

"Conseguir crear una marca de mi trabajo, mi marca personal y que se me reconozca por lo que hago".

LAS VENTAJAS DE TENER UNA SECRETARIA EXTERNA POR HORAS: OPTIMIZACION DE TU TIEMPO

¿ORGANIZAS BIEN TU TIEMPO DE TRABAJO?

¿Cuantas veces hemos dicho éstas frases? No me da tiempo; Tengo mucho trabajo pendiente; No puedo atender como debiera a mis clientes; Llevo todo el día colgado al teléfono; Llámame en otro momento, estoy ocupado.

Una buena organización del tiempo es la clave. Y un beneficio a corto plazo para nuestra empresa.

Debemos ser capaces de organizar y distribuir de una manera correcta nuestro tiempo y trabajo.

Recuerda ... la lista de tareas y prioridades ... Y que:  "Delegar es Confiar".

Debes de tener en cuenta que tareas como: la emisión y recepción de llamadas de teléfono, atender y contestar emails, concertar y confirmar citas  ó realizar una reclamación, pueden ocupar una parte importante de nuestro día laboral y son tareas de tu lista, que puedes empezar a externalizar.

¿Quieres hacer la prueba?

LA SECRETARIA EXTERNA, te ofrece la posibilidad de probar de manera gratuita, los servicios de nuestro módulo de comunicaciones.

Y comprobarás tú mismo, las ventajas de tener a un profesional externo: atendiendo tus llamadas, correos electrónicos y gestionando tus citas ó reuniones.

Yolanda Pérez

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www.lasecretariaexterna.com